II Kongres Młodych Polskiego Towarzystwa Pediatrycznego

Regulamin uczestnictwa w II Kongresie Młodych Polskiego Towarzystwa Pediatrycznego

§1. Postanowienia wstępne

1. Niniejszy Regulamin określa warunki uczestnictwa w II Kongresie Młodych Polskiego Towarzystwa Pediatrycznego, który odbędzie się w terminie 7-8 lutego 2025 r. w Lubelskim Centrum Konferencyjnym, ul. Artura Grottgera 2 w Lublinie, zwanym dalej „Konferencją”.

2. Konferencja organizowana jest przez Zarząd Główny Polskiego Towarzystwa Pediatrycznego z siedzibą w Warszawie, al. Jana Pawła II 27, NIP: 5272153766, REGON: 000811483, KRS: 0000047969. Organizatorem wykonawczym jest Wydawnictwo Czelej Sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie, ul. Skrajna 12-14, NIP 7122412888, zwane dalej „Organizatorem wykonawczym”.

3. Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się pod adresem: www.kongresmlodychptp.pl

4. Konferencja jest ogólnopolskim, dwudniowym spotkaniem naukowym i edukacyjnym, zorganizowanym w formie wykładów i dyskusji, w formule stacjonarnej.

5. Uczestnikami Konferencji mogą być lekarze, niezależnie od specjalizacji posiadający prawo wykonywania zawodu lekarza (PWZ) oraz osoby prowadzące obrót produktami leczniczymi. Z tego względu w procesie rejestracji konieczne jest podanie numeru PWZ.

6. Za udział w Konferencji – wykładach, warsztatach oraz dyskusjach – spełniających wymogi Naczelnej i Okręgowej Izby Lekarskiej, Uczestnik może otrzymać punkty edukacyjne. Certyfikat zostanie wysłany w formie elektronicznej, na adres e-mail wskazany przez Uczestnika. W przypadku nieotrzymania certyfikatu, prosimy o informację na adres e-mail: sklep@czelej.com.pl.

7. Szczegółowe kryteria przyznawania punktów edukacyjnych i wydawania certyfikatu przedstawiono w § 4 niniejszego Regulaminu.

§ 2. Rejestracja Uczestników

1. Osoba zainteresowana uczestnictwem w Konferencji może dokonać rejestracji poprzez:

a. system rejestracji elektronicznej dostępny na stronie www.kongresmlodychptp.pl, poprzez sekcję „Zarejestruj się”

b. e-mail: sklep@czelej.com.pl pisząc w tytule nazwę Konferencji. W treści e-mail należy podać: imię i nazwisko uczestnika, adres korespondencyjny, adres mailowy, telefon, nr PWZ oraz pełne dane do faktury (jeśli dotyczy).

2. Warunkiem rejestracji jest wypełnienie/podanie danych obowiązkowych oraz akceptacja niniejszego Regulaminu.

3. Po wypełnieniu formularza na wskazany w formularzu adres e-mail zostanie przesłane potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz informacja z danymi niezbędnymi do dokonania płatności lub w przypadku płatności on-line – potwierdzenie uczestnictwa w Konferencji.

4. W przypadku braku otrzymania informacji wskazanych w pkt. 3 powyżej, w ciągu 24 godzin, uczestnik powinien skontaktować się z Organizatorem wykonawczym za pośrednictwem adresu e-mail: sklep@czelej.com.pl

5. Uczestnik jest zobowiązany do dokonania opłaty związanej z udziałem w Konferencji zgodnie z cennikiem podanym w niniejszym Regulaminie oraz na stronie internetowej Konferencji.

6. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo Czelej sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie, przy ul. Skrajnej 12-14. Uczestnik jest świadomy, że podanie danych w trakcie rejestracji jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu uczestnictwa w Konferencji (art. 6 ust. 1 lit b RODO).
Każdy uczestnik ma prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych, prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, żądania zaprzestania przetwarzania i ich usunięcia oraz prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego. Podanie danych jest dobrowolne, ale brak zgody uniemożliwia zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji. Dane osobowe uczestników mogą być przekazane podmiotom trzecim biorącym udział w pracach organizacyjnych przy realizacji Konferencji.

7. W przypadku zgłoszeń grupowych uczestnik oświadcza, że przesyłając dane zgłaszanych osób trzecich uzyskał ich zgodę na udział w Konferencji oraz na przekazanie ich danych osobowych do Organizatora wykonawczego w celu uczestnictwa w Konferencji i ewentualnego zameldowania w Hotelu.

8. Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych - przedstawiania ofert reklamowych i informacji handlowych produktów własnych Organizatora wykonawczego poprzez wysyłkę newslettera, rozmowy telefoniczne, smsy – jest dobrowolne.

9. Za odrębną zgodą uczestnika, jego dane mogą być powierzane sponsorowi Konferencji, jako podmiotowi przetwarzającemu lub przekazywane jako administratorowi w celu realizacji marketingu usług własnych sponsora Konferencji wobec uczestnika.

10. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych, prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, żądania zaprzestania przetwarzania i ich usunięcia oraz prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego.

11. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych i wykorzystywania plików cookies zostały opisane w Polityce prywatności dostępnej pod adresem: www.kongresmlodychptp.pl

12. Warunki płatności oraz koszty uczestnictwa w Konferencji określa § 3 Regulaminu. Aktualne ceny dostępne są również na stronie Konferencji w zakładce „Rejestracja”.

§ 3. Warunki płatności oraz koszt uczestnictwa

1. Płatność możliwa jest przelewem bankowym tradycyjnym lub przelewem on-line, kartą płatniczą, kartą kredytową za pośrednictwem systemu PayU.pl

2. Przelew bankowy należy wykonać w terminie 7 dni od daty przesłania zgłoszenia rejestracyjnego, ale nie później niż do dnia 07.02.2025 r. na rachunek bankowy o numerze: Bank Ochrony Środowiska S.A. O/Lublin 67 1540 1144 2114 6406 8224 0004, nazwa odbiorcy: Wydawnictwo Czelej Sp. z o.o., ul. Skrajna 12-14, 20-802 Lublin, tytułem: Nazwa konferencji, imię i nazwisko uczestnika/firma.

3. Decyduje data wpływu na rachunek bankowy Organizatora wykonawczego.

4. Koszt uczestnictwa:

· Członkowie PTP – 400 zł z VAT.

· Lekarze niebędący członkami PTP – 700 zł z VAT.

· Studenci kierunków medycznych (liczba miejsc ograniczona) - 200 zł z VAT.

· Warsztaty - 50 zł z VAT.

5. Opłata kongresowa za uczestnictwo obejmuje*:

• udział w wykładach i dyskusjach
• wstęp na wystawę firm farmaceutycznych
• materiały konferencyjne
• przerwy kawowe, lunch, kolację
• certyfikat uczestnictwa

*Podany koszt nie uwzględnia ceny noclegu

6. Koszt pobytu i przejazdu w celu uczestnictwa w Konferencji oraz inne koszty własne uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

7. Organizator wykonawczy zastrzega sobie prawo do ograniczonych w czasie akcji promocyjnych dotyczących Konferencji.

8. Akcje promocyjne mogą polegać w szczególności na stosowaniu upustów, rabatów, uczestnictwa w konkursach oraz w imprezach dodatkowych lub odpłatności za ograniczony dostęp w imprezie, itp.

9. Uczestnicy, którzy dokonali rejestracji i wnieśli opłatę za uczestnictwo przed akcją promocyjną, nie mogą domagać się zwrotu całości lub części wniesionych opłat za uczestnictwo z uwagi na prowadzoną przez Organizatora wykonawczego akcję promocyjną.

10. Po dokonaniu płatności z tytułu udziału w Konferencji Organizator wykonawczy wystawi Uczestnikowi paragon. Na wyraźne życzenie uczestnika oraz po podaniu „danych do faktury” wystawiona zostanie faktura VAT.

11. Ceny Usług Promocyjno-Reklamowych są ustalane indywidualnie w ramach oddzielnych umów handlowych.

§ 4. Punkty edukacyjne

1. Za udział w Konferencji uczestnikowi przysługują punkty edukacyjne. Liczba punktów edukacyjnych odpowiada liczbie godzin wykładów merytorycznych oraz dyskusji.

2. Warunkiem otrzymania certyfikatu jest osobista rejestracja na początku Konferencji i obecność w trakcie jej trwania.

3. Certyfikat określający liczbę punktów przyznanych za udział w Konferencji zostanie wysłany za pośrednictwem poczty e-mail do 14 dni roboczych od zakończenia Konferencji (zgodnie z zapisem Regulaminu §1 pkt. 6).

§ 5. Rezygnacja z uczestnictwa

1. Uczestnik ma prawo do rezygnacji z udziału w Konferencji poprzez przekazanie pisemnej informacji o rezygnacji z udziału w Konferencji do biura Organizatora wykonawczego na adres: Wydawnictwo Czelej Sp. z o.o., ul. Skrajna 12-14, 20-802 Lublin lub za pośrednictwem adresu e-mail: sklep@czelej.com.pl z dopiskiem na kopercie/tytułem e-maila: Rezygnacja z udziału w „II Kongresie Młodych Polskiego Towarzystwa Pediatrycznego” + imię i nazwisko uczestnika.

2. W przypadku zgłoszenia rezygnacji do 14 dni włącznie przed dniem Konferencji, uczestnik otrzymuje zwrot 50% wpłaconej należności. W przypadku dokonania zgłoszenia rezygnacji w okresie poprzedzającym Konferencję krótszym niż 14 dni, uczestnikowi nie przysługuje zwrot wpłaconej kwoty.

3. Wpłacone środki zostaną zwrócone uczestnikowi na konto przelewem lub przekazem pocztowym w ciągu 14 dni od dnia, w którym Organizator wykonawczy otrzymał informację o rezygnacji.

4. Brak wpłaty nie jest równoznaczny z rezygnacją z udziału w Konferencji.

5. Nieuiszczenie należności w przewidzianym terminie będzie skutkowało koniecznością uiszczenia pełnej kwoty powiększonej o odsetki ustawowe.

§ 6. Reklamacje

1. Wszelkie zastrzeżenia uczestników Konferencji wobec Organizatora wykonawczego powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, na adres siedziby Organizatora wykonawczego nie później niż 7 dni od dnia zakończenia Konferencji. Po upływie tego terminu reklamacje nie będą rozpatrywane.

2. Reklamacja jest rozpatrywana w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania.

3. Uczestnik zostanie powiadomiony o uznaniu lub odrzuceniu reklamacji pisemnie, na adres wskazany w zgłoszeniu rejestracyjnym.

§ 7. Ubezpieczenie i odpowiedzialność

1. Organizator wykonawczy nie ubezpiecza i nie ponosi odpowiedzialności za mienie oraz rzeczy uczestników, które zostaną uszkodzone, utracone, skradzione lub zgubione oraz za szkody wyrządzone przez uczestników, jak również spowodowane siłą wyższą. Powyższe nie dotyczy odpowiedzialności za szkody zawinione lub umyślnie spowodowane przez Organizatora wykonawczego.

2. Niezależnie od podstawy prawnej w żadnym przypadku Organizator wykonawczy nie będzie odpowiedzialny za utratę zysków, utratę danych, jak również za ich przywrócenie do stanu poprzedniego, skutki przerwania prowadzenia działalności gospodarczej w trakcie korzystania ze sprzętu elektronicznego należącego do uczestnika, używanego na terenie obiektu , w którym organizowana jest Konferencja. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektu, w którym prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją.

3. Uczestnicy Konferencji są zobowiązani przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i PPOŻ oraz Regulaminu Hotelu obowiązujących na terenie obiektu, w którym organizowana jest Konferencja.

4. Zabronione jest filmowanie i nagrywanie wykładów.

5. Zgłoszenie uczestnictwa jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na nieodpłatne przeniesienie na Organizatora wykonawczego autorskich praw majątkowych wynikających z Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 roku (Dz. U. 2006 roku, Nr 90, poz. 631 z późn. zm.) do zdjęć, nagrań wykonanych podczas Konferencji z utrwalonym wizerunkiem uczestnika bądź jego reprezentantów i na wykorzystanie ich w ewentualnych materiałach promocyjnych, referencyjnych, naukowych czy edukacyjnych w tym publikowanych także na stronach internetowych Organizatora wykonawczego lub podmiotów zależnych, z poszanowaniem obowiązujących przepisów i bez dodatkowego wynagrodzenia dla uczestnika.

6. Ustalenie powyższe dotyczy sytuacji, gdy uczestnik bądź jego reprezentant zostanie sfotografowany lub sfilmowany wraz z innymi osobami biorącymi udział w Konferencji w trakcie swoich aktywności oraz wtedy gdy uczestnik bądź jego reprezentant dobrowolnie wyraził zgodę na udzielenie filmowanego wywiadu bądź pozowanie do zdjęcia.

7. Zgoda na wykorzystanie wizerunku może zostać w każdym czasie odwołana, z zastrzeżeniem, że cofnięcie zgody nie obejmuje materiałów reklamowych, promocyjnych i marketingowych wyemitowanych przed dniem cofnięcia niniejszej zgody.

8. Zgłoszenie uczestnictwa jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na nieodpłatne przeniesienie na Organizatora wykonawczego autorskich praw majątkowych wynikających z Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 roku (Dz. U. 2006 roku, Nr 90, poz. 631 z późn. zm.) do wpisów na czacie/mediach społecznościowych Organizatora wykonawczego zamieszczonych podczas Konferencji i na wykorzystanie ich w ewentualnych materiałach promocyjnych, referencyjnych, naukowych czy edukacyjnych w tym publikowanych także na stronach internetowych Organizatora wykonawczego lub podmiotów zależnych, z poszanowaniem obowiązujących przepisów i bez dodatkowego wynagrodzenia dla uczestnika.

9. Udział osób uczestniczących w poszczególnych elementach programu Konferencji może być sprawdzany i monitorowany np. poprzez sprawdzanie listy obecności, identyfikatorów.

10. Wstęp na wystawę firm farmaceutycznych mają tylko osoby, które są uprawnione do wystawiania recept lub osoby prowadzące obrót produktami leczniczymi. Ze względu na bezpieczeństwo uczestników oraz wystawców organizatorzy zobowiązani są do egzekwowania okazywania identyfikatorów.

§ 8. Postanowienia końcowe

1. Organizator wykonawczy zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji, jak również zmiany jej terminu, miejsca lub poszczególnych punktów programu Konferencji bez podania przyczyny.

2. W przypadku odwołania Konferencji, uczestnikom zwrócona zostanie cała należność wpłacona tytułem udziału Uczestnika w Konferencji w terminie 30 dni od podjęcia decyzji o odwołaniu.

3. W przypadku zmiany terminu Konferencji, uczestnik będzie mógł uczestniczyć w wydarzeniu w ramach tej samej uiszczonej już opłaty. Jeśli uczestnik nie wyrazi zgody na przeniesienie płatności na poczet udziału w Konferencji w nowym ustalonym terminie, wpłacona kwota zostanie zwrócona w terminie 30 dni od przesłania decyzji do Organizatora wykonawczego.

4. Organizator wykonawczy zastrzega sobie prawo zmiany formuły Konferencji stacjonarnej na wydarzenie online (odwołanie uczestnictwa stacjonarnego) z powodu sytuacji epidemiologicznej lub innej związanej z okolicznościami stanowiącymi siłę wyższą. W takim przypadku uczestnikom stacjonarnym zwrócona zostanie różnica pomiędzy opłatą za uczestnictwo stacjonarne i uczestnictwo online. Należność ta zostanie zwrócona w terminie 30 dni od podjęcia decyzji o zmianie możliwości uczestnictwa w Konferencji.

5. W przypadku całkowitej rezygnacji uczestnika z udziału w Konferencji po przekroczeniu terminów, o których mowa w § 5 Organizator wykonawczy nie zwróci uiszczonej przez Uczestnika opłaty za udział w Konferencji.

6. Uczestnikom nie przysługują w stosunku do Organizatora wykonawczego jakiekolwiek roszczenia odszkodowawcze związane z odwołaniem Konferencji, zmianą jej terminu, miejsca, formuły lub poszczególnych punktów programu Konferencji.

7. Uczestnicy są zobowiązani zapoznać się z niniejszym Regulaminem.

8. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem opublikowania jego treści w oficjalnym serwisie internetowym Konferencji: www.kongresmlodychptp.pl